Aanbesteden, is dat leuk? Ik vind van wel, toch zijn er vijf grote ergernissen waarom het aanbesteden niet meer zo leuk is.

Je bent een nieuwe aanbesteding aan het doornemen en het is je onduidelijk wat de klant nu precies wenst. Je gaat in discussie met je collega’s of het nu 5 of 50 pagina’s moeten worden. Een grote groep is van mening dat het 5 pagina’s moet worden en jij bent van mening dat het 50 pagina’s zijn. Wat ga je doen?

Wanneer is het een goed moment om te stoppen met het wijzigen van je offerte? En wanneer is het nog een goed moment om wel aanpassingen te doen?

Dat is natuurlijk afhankelijk van allerlei factoren. Wie moet er nog een handtekening zetten? Wie van de directie moet er nog ondertekenen? Hoe groot of hoe klein is de tender? Altijd ga ik ervoor om een dag voor de deadline helemaal klaar zijn. De laatste dag gebruik ik om de stukken via het online platform in te dienen. Er kan altijd een storing zijn. Een kleine kans, maar ook dat wil je voorkomen met je tenders.

Hoe kan je als organisatie goede tendermensen recruiten

Zorg niet dat je alleen die specifieke vacature invult, maar dat je continu bezig blijft met het vinden van goede tendermanagers. Dat je niet ophoudt op het moment dat je je vacature hebt ingevuld. Hou je team goed op peil, want als er eentje weggaat en je moet een nieuwe collega vinden dan is het een hele zoektocht om een nieuwe tendermanager weer te vinden in de huidige arbeidsmarkt.

Opdrachtnemers baseren hun eigen planning uiteraard op de deadline die is afgegeven door inkoop. We begrijpen dat we de deadline moeten halen en dat het gevolg van te laat indienen betekent dat er niets wordt beoordeeld. Dus als jij als inkoop zegt:

‘we geven een terugkoppeling twee weken na deadline’
Geef dan ook die terugkoppeling binnen twee weken!

Elk project brengt risico’s met zich mee. Een risicoanalyse maak je met je Bidteam om de risico’s te beheersen. Hoe zorg je ervoor dat jouw risicoanalyse de maximale fictieve korting scoort in jouw plan van aanpak?

Nou, in een tender gaat bij jullie alles altijd van A tot Z helemaal soepel, ja toch!? Haha, in mijn ervaring niet. En dat is maar goed ook. We gaan met z’n allen voor de winst en dan gaat het niet altijd zoals in de ideale wereld.

Heb je als opdrachtgever een raamcontract afgesloten met meerdere opdrachtnemers en ga je een mini-competitie of een nadere overeenkomst uitzetten? In deze blog schets ik mijn ideale proces voor een mini-competitie in 7 stappen.

Het is mijn visie dat aanbesteden efficiënter en eerlijker wordt. Dat het efficienter is en minder tijd kost. En dat het eerlijker gaat en dus leuker wordt voor beide partijen.

Wat me opvalt is dat een tenderproces ontbreekt binnen salesorganisaties. Heeft jouw organisatie een tenderproces? Zo nee, waarom niet? Zo ja, heb je tenderproces om te voldoen aan de ISO normen of werk je op een goede manier met je tenderproces? Ik geef je vier redenen waarom jouw organisatie met een tenderproces moet werken.

Hoe geef ik antwoord op de vraag en overtuig ik dat het inkoopteam zegt: “ja, dit is voor mij persoonlijk geschreven”. Om een tender te winnen schrijf je je teksten specifiek voor het inkoopteam. Zorg dat je weet wie er zitten er in het beoordelingsteam, welke functies de beoordelaars hebben en wat ze persoonlijk belangrijk vinden.